Cómo controlar tu empresa mes a mes

¡Cuando se inicia un pequeño negocio, en la mayor parte de las ocasiones, no se suele proceder a un estudio demasiado sesudo de las posibilidades de éxito del mismo, a pesar de que la lógica nos dice que es lo que deberíamos de hacer. En la mayor parte de los casos, el emprendedor/a sabe “de lo suyo”, es decir, de hacer reformas, de reparar ordenadores, de desarrollar páginas web… En fin, de aquello en lo que es realmente bueno, pero no sabe cómo “pensar” y “estructurar” una idea de negocio en términos empresariales. Generalmente, solo sabe que lo que el/ella hace es bueno, y tiene la intuición, la sospecha, el presentimiento, llamémosle como queramos, de que su actividad tiene un hueco en el mercado.

Te pasaste bastante tiempo estudiando el mercado en que querías entrar, el tipo de productos o servicios a ofrecer, en qué tenían que ser distintos de lo que ya existía… Después hiciste un análisis de tu modelo de negocio, llevaste a cabo un estudio de mercado y, si te dio buen resultado, finalmente, preparaste un un Plan Estratégico (haz clic aquí para ver nuestro post sobre “Cómo desarrollar tu plan estratégico”), y un Plan de Negocio, que incluía tu presupuesto anual y tu plan de inversión inicial.

Después de un tiempo, tras un duro periodo de arranque, y cuando ya llevas un tiempo con toda la estructura montada, te das cuenta de que, en realidad, no sabes muy bien cuando estas ganando… incluso, ni si estas ganando realmente!!. Necesitas saber si con todo este esfuerzo, en realidad, todo está funcionando. ¿Hay pérdidas o ganancias?, ¿Cómo puedes evaluar ingresos y gastos para saber tu beneficio?

He aquí cuando entra en protagonismo un informe bastante importante para cualquier empresa, al que denominamos Cuenta de Resultados o, también, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el cual es el documento que informa del resultado de la gestión de la empresa como consecuencia de las operaciones ordinarias. Estas operaciones suponen unos ingresos, que provienen de los productos o servicios que les vendes a tus clientes, y unos gastos, en los que incurres, para poder ofrecer esos servicios. La diferencia, determina tu resultado.

¡Ojo!, aunque formalmente es lo mismo que te calcula tu asesor fiscal, no caigas en el error de no llevar tu propia contabilidad. El asesor fiscal elabora las cuentas de acuerdo al criterio fiscal más óptimo para ti (es decir, para que pagues los menores impuestos posibles), y además, de acuerdo a las exigencias legales que apliquen en tu país.

El resultado suele ser un informe “inentendible”, solo apto para contables apasionados. Lo que tu necesitas, no es un informe legal ni fiscal, sino un informe “empresarial” que te permita saber si estas ganando o no, y en que cuantía, para poder mejorar la actividad de tu empresa u organización.

 

Ingresos menos gastos = Resultados

La fórmula base de todo esto es esa: ingresos – gastos = resultados. Es lo que definirá el total de las ganancias o pérdidas obtenidas durante el tiempo de operación que determinemos.

Este Resultado puede suponer un beneficio para la empresa: ingresos mayores a los gastos. O una pérdida: gastos mayores a los ingresos.

El resultado que obtengamos modificará el valor patrimonial de la empresa, repercutiendo, por tanto, en el patrimonio neto del balance de situación, incrementándolo cuando hay beneficios y reduciéndolo cuando hay pérdidas. Lo podemos dividir en dos partes: el de explotación y el financiero.

  • Resultado de explotación (también denominado en ocasiones BAIT -Beneficio antes de Amortizaciones, Intereses y Tasas/Impuestos -): Está formado por los ingresos y gastos directamente atribuibles a la actividad de la empresa.
  • Resultado financiero: formado por los ingresos y gastos vinculados a las actividades de inversión y financiación. Dicho de otro modo, ingresos obtenidos por inversiones financieras, si es que tu empresa tiene liquidez sobrante para invertir (por ejemplo, un fondo de inversión, o un deposito bancario a largo plazo que te produce intereses), menos los gastos financieros en los que tu empresa incurra (de estos seguro que si que tienes, como por ejemplo, las comisiones bancarias de las cuentas corrientes y tarjetas de la empresa).
  • Resultado Contable o Beneficio Neto: Es el beneficio final, una vez deducidas las Amortizaciones y las Tasas/Impuestos.

RESULTADOS

 

La cuenta de resultados constituye uno de los elementos básicos del análisis de la empresa, no sólo porque permite cuantificar el beneficio o pérdida de un ejercicio, sino porque posibilita conocer cómo se ha generado, analizando la importancia de cada partida de gasto sobre la de ingresos.

 

¿Qué necesitas para realizar una Cuenta de Resultados?

Lo primero que necesitamos es un sistema donde podamos plasmar todo nuestro balance y que pueda calcular gastos, ingresos, comisiones, tasas, impuestos, entre otras cosas que consideremos necesarias para la relación de la Cuenta de Resultados.

Hay que determinar cómo medir los resultados, de qué forma vamos a tratar los datos para que la información sea fiable, la manera en que le vamos a dar y cuándo vamos a actualizar este indicador.

Estas 3 cosas a continuación son básicas:

 

  • Una herramienta contable: para que los datos sean fiables y no se cometan errores humanos de cálculo, así tendremos la información correctamente almacenada y ordenada.
  • Un sistema de medición: con este sistema, se establecen los criterios bajo los que vas a elaborar tu cuenta de resultados. ¿Vas a hacerla mensualmente, o trimestralmente?, ¿Qué detalles necesitas que recoja? ¿Cómo vas a sacar los datos? Todo esto lo tendrás que aclarar al comienzo de elaborar tu cuenta de resultados.
  • Una plantilla: crea una plantilla que detalle todos los factores que quieres analizar. Existen software o herramientas que ya tienen plantillas predefinidas para que puedas usarlas, así que tú podrás evaluar si esas te sirven para tus presentaciones o documento final.

 

Pasos para realizar una Cuenta de Resultados

A continuación, vamos a detallar algunos pasos o recomendaciones para realizar una Cuenta de Resultados. Sin embargo, es importante acotar que la estructura final dependerá del tamaño de tu empresa y de los objetivos o planteamientos que quieras plantear en la Cuenta de Resultados; pues un informe así, puede ser para uso interno y de control o una presentación lo suficientemente estructurada para presentarle a los inversionistas o accionistas de la empresa.

1.Determina la estructura

Como punto importante para iniciar es la estructura. Lo primero es detallar qué queremos medir. Como mínimo, tu cuenta de resultados debería recoger las ventas (sin impuesto), las compras, los gastos y los resultados (margen bruto, resultado antes de impuestos y resultado después de impuestos).

Es recomendable hacer una diferenciación por actividades (en caso de que tengas más de una actividad de negocio) para poder sacar los resultados y las rentabilidades de cada área del negocio. Además, deberías diferenciar entre costos directos e indirectos para ver qué parte de tus costos se debe puramente a la actividad del negocio (y poder sacar así tu margen bruto).

2.Definición del software o herramienta

La herramienta con la que lleves la contabilidad en tu empresa debe ayudarte a esto. Si no tienes la contabilidad de la empresa automatizada, te recomendamos que lo hagas, ya que hacerlo manual es un proceso tedioso que puede llevarte largas horas, y como dijimos, puedes incurrir en algún error, especialmente cuando los número que maneja la empresa son grandes.

Hoy en día, hay pequeñas empresas que llevan la contabilidad aún en Excel. Si bien es una buena herramienta, no es lo conveniente cuando la empresa ya está consolidada; pues Excel no ofrece las múltiples herramientas que un software administrativo sí; además tiende a ser un poco molesto el tener que configurar los libros con fórmulas adaptadas a tus necesidades o los de la empresa.

Lo mejor sería que utilices una herramienta contable que te permita poner diferentes tipos de filtros y extraer información de forma ordenada. De esta forma te será fácil consultar tus ventas y tus gastos para rellenar la cuenta de resultados.

3.Crea una plantilla

En este punto, debemos crear un plantilla para la elaboración de las guía o cuentas que queremos sacar para el balance final y además te permita monitorizar estos resultados de forma ágil y rápida. Como mencionamos anteriormente, esta plantilla generalmente la ofrece el software administrativo o la herramienta que dispongas en tu contabilidad, pero si no cuentas con alguno, entonces acá sí te puede ayudar Excel; pues es algo sencillo en lo que no debes invertir tanto tiempo (como la contabilidad diaria). Para esta plantilla, se elabora una tabla donde pongas los meses en las columnas y los criterios contables en las filas (los diferentes ingresos, gastos y resultados).

¿Qué se desarrolla en la plantilla?

Cuando empiezas a llenar la plantilla que has elaborado donde en un lado tengas los meses y por otro los criterios contables con indicadores determinados (ingresos, comisiones, gastos, impuestos, etc) entonces será común que empieces a notar algunos indicadores que necesitas agregar, es normal por la propia estructura de la empresa.

Ahora, algo que no debe faltar en esa plantilla para obtener tu Cuenta Resultado final es:

  • Diferenciar todos los ingresos y gastos por actividades y saca todos los márgenes que puedas. Esto te ayudará tremendamente en el análisis del negocio.
  • Agrupa las partidas de gasto en rúbricas más grandes. De esta forma te será más fácil hacer el seguimiento y el análisis.
  • En la cuenta de resultados solo se habla de ingresos y gastos, no sobre cobros y pagos. Ten en cuenta que la cuenta de resultados no es un flujo de caja, por lo que puedes tener muchas ventas y pocos cobros.
  • Analiza los márgenes. Comprueba qué diferencias hay entre unos y otros y por qué. Saca las rentabilidades de cada margen con respecto a las ventas.

Con esta información, ya puedes comenzar a crear tu plantilla para obtener la Cuenta de Resultados. Asegúrate que la plantilla que utilices sea ágil y fácil de actualizar; además guarda el historial mensual que has creado para que puedes luego sacar un informe macro (semestral o anual) de la Cuenta de Resultados.

Si quieres usar nuestra plantilla de cuenta de resultados, ve ahora al final de este post y haz clic en el botón de descarga.

 

¿Cada cuándo revisar la Cuenta de Resultados?

Lo ideal sería que una Cuenta de Resultados se revise mensualmente, ya que te permite saber en un período de 30 días el flujo que tengas en cuanto a ingresos y gastos y te permitirá tomar acciones correctivas a tiempo.

En muchos negocios existe una estacionalidad importante, que puede hacer que las ventas se concentren en unos pocos meses (campaña de Navidad o de verano, por ejemplo). Es importante tenerlo en cuenta para poder ajustar para ajustar el ritmo de revisión de resultados y de acciones de corrección de la empresa a esa realidad (refuerzos de personal en algunos meses por estas campañas). En estos casos, puede ser importante revisar resultados cada quince días o incluso cada semana.

Otra ventaja de revisar una Cuenta de Resultados cada mes es que te permitirá darte cuenta de si existen momentos durante el año con mucha tensión de ingresos o gastos. En unas estimaciones anuales, esas tensiones pueden ser escondidas en los datos totales, por lo que no te darías cuenta del verdadero flujo que hubo en un determinado tiempo.

Finalmente, poder revisar tu Cuenta de Resultados también te permite determinar si tus objetivos y tu plan de negocio anual esta funcionando como esperabas, así como si tu plan a medio plazo, tu plan estratégico para posicionar tu empresa en el mercado, está funcionando bien, o necesitas pensar en nuevas estrategias.

 

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